KOMUNIKACIJA U RADNOM OKRUŽENJU

Kompanije ne postoje bez ljudi. Odnosi među ljudima ne postoje bez komunikacije. Da bi se organizovali i izvršavali zadatke ljudi moraju komunicirati. Stoga nije previše reći da je komunikacija jedan od najvažnijih aspekta naših života, sa posebnim fokusom na posao. Komunikacija je temelj za razvoj internih pravila i korporativne kulture, ali jednako značajan uticaj ima na eksterno predstavljanje organizacije. 

Da bi se uočila važnost komunikacije, dovoljno je definisati njenu glavnu funkciju - proces razmjene ideja i informacija verbalnim i neverbalnim sredstvima. Ukoliko želimo bilo koju informaciju prenijeti svom sagovorniku, mi tu informaciju ili ideju moramo jasno i kvalitetno iskomunicirati. Svaka ideja ili promjena koja treba da nastane, ili je već nastala u kompaniji, mora biti dostupna svim radnicima i svi moraju da je razumiju, kako bi u stvarnosti zaista i zaživjela. 

Sigurna sam da vam se na poslu često dešavalo da, zbog nedostatka informacija ili čak neposjedovanja bilo kakvih informacija, niste završili neki zadatak, ili neko od vaših kolega nije odradio svoj dio posla na zajedničkom projektu. 
Na mom poslu se skoro svakodnevno dešava da važne informacije ne budu proslijeđene do krajnjih korisnika, kojima su informacije najčešće i najpotrebnije. Takođe, često primjećujem da zaposleni zadržavaju za sebe informacije koje ne razumiju najbolje ili ne žele sa drugim kolegama podijeliti te informacije, zbog straha od konkurencije ili straha za posao. 
Sa druge strane, radila sam sa ljudima koji efikasno razmjenjuju informacije s ciljem što kvalitetnijeg i efikasnijeg izvršenja posla. U ovim slučajevima, zaposleni su radili zajedno, jedni drugima, po potrebi, objašnjavali dobijene informacije, te koristili sve raspoložive resurse kako bi ostvarili što bolji rezultat, bez straha od konkurencije. Ovaj odnos zaposlenih prema razmjeni informacija mnogo zavisi od načina i modela komunikacije postavljenog na nivou cijele organizacije. Mnogo je ljepše i ugodnije raditi sa ovakvim ljudima, u ovakvim timovima i organizacijama koje njeguju vrijednosti i značaj efikasne komunikacije. 

Komunikacija je direktno odgovorna za produktivnost i radnu efikasnost u organizaciji. Način komunikacije direktno utiče na to kako zaposleni doživljavaju kompaniju u kojoj rade, kako se nose sa zadacima i stresom, kakve međuljudske odnose stvaraju i na kraju, kakav imidž organizacije stvaraju u javnosti. 

Poslovna komunikacija obuhvata prenošenje poruka, razmjenu i obradu informacija, kontakte sa poslovnim partnerima, izdavanje i primanje zadataka i naloga, i druge aktivnosti bez kojih organizacija ne bi mogla poslovati. Moguće je izdvojiti 3 osnovne vrste komunikacije: formalna, neformalna i e-komunikacija. 

• Usmena i pismena komunikacija se smatraju formalnom verbalnom komunikacijom. Formalna komunikacija je unaprijed definisan i planiran proces razmjene informacija, usklađen sa potrebama organizacije. Formalni kanali komunikacije treba da omoguće potpunu razmjenu informacija na svim nivoima organizacione strukture. Interna komunikacija se odvija u različitim smjerovima (komunikacija prema dole, prema gore i horizontalna komunikacija). Interni kanali komunikacije treba da budu precizni, efikasni i jasno definisani. Kanale formalne komunikacije menadžment može u potpunosti kontrolisati i zato se smatraju službenim putevima komunikacije. 

• Neformalna komunikacija, pored usmenih kanala, podrazumijeva i "govor tijela" i druge neverbalne kanale: odijevanje, izražavanje osjećanja, intonacija glasa i slično. Ona predstavlja spontani način komuniciranja zaposlenih u organizaciji. Neformalna komunikacija nema unaprijed definisana pravila, već se realizuje kroz ličnu i spontanu komunikaciju radnih kolega. Vrlo često se dešava da se neformalnom komunikacijom šire različite glasine ili tračevi unutar jedne organizacije. Isto tako, menadžeri mogu da je iskoriste kako bi prenijeli informaciju o pozitivnim idejama ili planovima u kompaniji. Kanale neformalne komunikacije nije moguće u potpunosti kontrolisati. 

• E-komunikacija (elektronska komunikacija) predstavlja kanal komunikacije koji već godinama preuzima dominantnu ulogu u svim organizacijama. Elektronska komunikacija može da se posmatra dvojako, kao formalna i neformalna, s obzirom na postojanje različitih alata i modela putem kojih se komunicira. Formalnim modelima e-komunikacije smatraju se email, web konferencije, web sastanci, dok se u neformalne modele svrstavaju društvene mreže. Komunikacija putem društvenih mreža već godinama predstavlja jedan od dominantnijih oblika komunikacije i u poslovnom okruženju (npr. LinkedIN). 

Komunikacija u organizacijama treba da ispuni 4 glavne funkcije: informisanje, kontrola, motivacija i emocionalno izražavanje. Da bi organizacija uspješno djelovala potrebno je da kanalima komunikacije prenosi informacije potrebne za posao i donošenje odluka, kontroliše proces poslovanja, motiviše i stimuliše rad zaposlenih te da im omogući izražavanje stavova i osjećanja. 

Da bi komunikacija ispunila svoje funkcije potrebno je da bude kvalitetna i efikasna. Ovakva komunikacija je usmjerena ka ciljevima, vođenja vrijednostima kompanije, ali i svih učesnika komunikacije. 

Komunikacija mora da ima svoj cilj, bilo da se radi o formalnim ili neformalnim kanalima. Svi učesnici treba da se ocjećaju ugodno i da žele učestvovati. Komunikacija je razmjena informacija, što znači da se svim sagovornicima treba omogućiti da aktivno učestvuju i iznose svoje mišljenje. Zaposleni vrlo često mogu da imaju kreativne ideje i potrebno im je dati prostora da ih iznesu. Ukoliko se osjećaju poštovanim, zaposleni će vrlo rado učestvovati u svim putevima komunikacije. Takođe svaki razgovor sa zaposlenima treba da ima i povratnu informaciju kako bi se motivisali i postali svjesni važnosti njihovog učešća u procesima organizacije. 

Komunikacijskim vještinama koje bi menadžeri trebali posjedovati kako bi na pravi način uticali na zadovoljstvo svojih zaposlenih, potrebno je posvetiti jedan cijeli tekst. Veoma često u svom poslu sarađujem sa ljudima koji nemaju razvijene komunikacijske sposobnosti, ljude koji ne razumiju informacije koje dobijaju od svojih kolega ili nadređenih, ljude koji se ne osjećaju ugodno niti motivisano da svoje ideje iznose nadređenima. Nedovoljno dobar kanal komunikacije uzrokuje stres kod zaposlenih i utiče na njihovu produktivnost, predanost i lojalnost kompaniji. Situacije u kojima zaposleni dobijaju informacije iz neformalnih izvora, sa druge strane od svojih nadređenih ne dobijaju nikakvu informaciju, utiču na demotivaciju i nezadovoljstvo zaposlenih. Stres na poslu je veoma često uzrokovan i neadektvatnim i nekorektnim modelima komunikacija, što može da ostavi značajne posljedice na produktivnost. Komunikacija nikako ne smije biti uslovljena isključivo hijerarhijskim i neefikasnim modelima u organizaciji. Dobra komunikacija je osnova za podizanje produktivnosti i održavanje uspješnih i stabilnih odnosa na svim nivoima organizacije.